La normatividad se vuelve cada vez más compleja de cumplir, y en un mundo cambiante, las soluciones digitales pueden ser la respuesta. Conoce más de Coldview en el Congreso

¿Existe algún sector de la organización en el que la tecnología no esté presente? La respuesta es: no.

La transformación digital se ha convertido en un eje estratégico y de supervivencia del modelo de negocio corporativo.

La incorporación y adopción de la tecnología en todas las áreas de las empresas ha evolucionado.

No solo alterando la forma en la que opera, sino también en cómo agrega valor a sus clientes internos y externos.  

En los últimos 5 años, en México y a nivel global, la complejidad del ámbito empresarial y regulatorio ha aumentado de forma dramática.

De acuerdo al estudio “Perspectivas de la alta dirección en México 2020”, los cambios regulatorios son la principal amenaza percibida por el 63% de los más de mil tomadores de decisiones consultados.

Las empresas afrontan un rápido crecimiento y cambios de alcance en las regulaciones.

Como así también en los requerimientos de los stakeholders, que las obliga a respaldar los objetivos de desempeño, incrementar el valor y proteger la marca. 

Desde Coldview, advirtiendo este desafío del mercado mexicano, hemos trabajado en el desarrollo de múltiples soluciones fiscales que cumplan la normatividad.

Tomando como base Coldview ECM, que garantiza la disponibilidad de información para cada persona de la organización de forma oportuna, justamente por la relevancia que toma la gestión documental dentro de la empresa.

Nuestras soluciones se presentarán en el stand B34 del piso de exhibición del 8° Congreso Tecnología y Negocios America Digital México 2023.

De igual manera, podrás escuchar más sobre ellas en la conferencia Transformación digital, ¿la clave para garantizar el cumplimiento normativo y la integridad fiscal? que impartirá Ana María Cuello,Country Manager de Coldview México.

Desafíos corporativos y el creciente protagonismo de la normatividad

En este contexto, la gestión de riesgos, el cumplimiento regulatorio y la reducción de costos se mantienen como el enfoque primordial de las organizaciones donde la normatividad adquiere un carácter transversal.

También adquieren un especial protagonismo el gobierno corporativo, la reputación, y la protección del consumidor (con el auge de las regulaciones sobre la protección de datos personales).

Así como la prevención del fraude y la transparencia de la información y los reportes, entre otros.

Sin irnos tan lejos en el tiempo, en México, la Reforma Fiscal de 2022 ha generado un fuerte impacto en los procesos corporativos, poniendo a la integridad fiscal en el centro de los esfuerzos. 

Allí la contabilidad electrónica y la emisión de comprobantes fiscales digitales es una realidad desde hace ya casi una década.

Por este motivo, la tecnología es un factor fundamental en la relación entre las autoridades y los contribuyentes. 

En la actualidad, las autoridades fiscales ya poseen y continúan desarrollando sistemas electrónicos que les permiten fiscalizar el cumplimiento del pago de contribuciones.

Por ello, las empresas tienen la necesidad de validar y garantizar que los Ingresos y Deducciones que reportan la autoridad están soportados con comprobantes fiscales digitales vigentes.

Cómo debe ser el abordaje del cumplimiento de la normatividad desde la tecnología 

Entonces, para garantizar el cumplimiento de la normatividad, ya no es suficiente basarse en soluciones de Facturación y Contabilidad electrónica, sino que debe abordarse de forma integral.

Una forma de hacerlo es a través de la implementación de un ECM (Enterprise Content Management).

Es una herramienta que permite almacenar, acceder y gestionar grandes volúmenes de información dentro de una organización, asegurando el acceso de forma práctica, rápida y sobre todo segura. 

Desde Coldview, con más de 50 años de experiencia, ayudamos a las organizaciones a potenciar el valor de su información con nuestra plataforma Coldview ECM.

Esta herramienta permite manejo acorde a las necesidades y a los nuevos requisitos de cumplimiento, ya que ayuda a:

• Gestionar el ciclo de vida de la información, de acuerdo al periodo de retención, con base en disposiciones internas como normativas externas. 
• Potenciar la colaboración dentro de la organización, a través de la centralización y accesibilidad de la información para todos los usuarios autorizados.
• Incrementar la productividad a través de un acceso a la información práctico, rápido y seguro, ganando eficiencia gracias a la forma en que encripta y comprime la información.
• Automatizar los procesos de gestión de información trabajando en tiempo real sin importar su origen ni formato.
• Mejorar tiempos de atención mediante la clasificación de datos clave que permite obtener una visión completa sobre el cliente.

En este contexto, una herramienta de Enterprise Content Management (ECM) se convierte en una pieza clave para lograr el cumplimiento de normas, leyes, resoluciones o certificaciones más allá del proceso o negocio.

De este modo, es posible detectar riesgos de manera temprana y proteger a la empresa de sanciones que puedan estar asociadas a este “incumplimiento”.

Un ECM como base para un compliance sólido en México

Antes de abordar el caso específico de México, es preciso profundizar en las características que hacen que la plataforma ECM permita desarrollar una estrategia de compliance sólida:

• Su repositorio unificado para la disponibilidad de la información. 
• La Visualización de forma gráfica del nivel de cumplimiento con filtros de zona geográfica, proceso o de la propia documentación. Estableciendo plazos de vigencia o vencimientos y alertas de acuerdo a reglas de negocio. 
• Los flujos de aprobación de la información a ser recibida, resguardada o emitida para entrega ante entidades oficiales. 
• La integración con sistemas oficiales para envío automático de reportes o validaciones de documentos emitidos o recibidos por proveedores. 
• Acceso externo a la información y por diferentes canales a colaboradores, proveedores y clientes. 

Asiste al 8° Congreso America Digital México 2023 y conoce las soluciones que tiene Coldview para el cumplimiento de la normatividad. Compra tus boletos aquí